Když vyslovíme tuto větu, můžeme konstatovat, že se ve většině případů v praxi jedná o jeden z bezproblémových právních institutů, obsažených v zákoníku práce, kdy přitom nedochází k aplikačním problémům. Asi se ptáte, proč se tedy vůbec touto záležitostí v tomto článku zabývat, když nepochybně existuje řada jiných výkladových problémů v pracovněprávních vztazích?
Na to je totiž tato odpověď, že situace se může změnit v důsledku snahy některých zaměstnavatelů zavádět nové moderní technologie, a to i do oblasti zpracování údajů o odpracované pracovní době ve vztahu k evidenci docházky. Ze zdánlivě neexistujícího problému může nastat, v důsledku různě motivované aktivity zaměstnavatele, docela závažný právní problém neopravněného zásahu do osobní integrity zaměstnance, s možností následného postihu zaměstnavatele za protiprávní jednání.
V uplynulém období jsem se právě setkal s několika dotazy na dané tema, kdy předkládaná situace měla různé modifikace, podstata problému však byla stejná. Chtěl bych proto v následujícím textu zminit některé právní aspekty a souvislosti, přičemž hlavní smysl spočívá zejména v právní prevenci. Podle §96 odst. 1 ZP je zaměstnavatel povinen vést u jednotlivých zaměstnanců evidenci odpracované pracovní doby, přičemž formu evidence zákon nestanoví a lze ji tudíž vést písemným či elektronickým způsobem. Podminkou je, aby zvolený způsob byl průkazný a vypovídal o skutečnostech, které jsou podle uvedeného ustanovení ZP předmětem evidence.
Od povinného vedení evidence odpracované pracovní doby je třeba odlišovat evidenci docházky, jejíž vedení žádný právní předpis nevyžaduje, avšak často bývá v praxi podkladem právě pro evidenci pracovní doby. Evidence docházky a evidence odpracované pracovní doby jsou dvě odlišné skutečnosti, protože evidence docházky pouze znamená prokázání přítomnosti zaměstnance na pracovišti, kam navíc musí vstoupit určitou dobu před počátkem pracovní doby a opustit toto pracoviště může až po skončení pracovní doby. Například v případě zaznamenávání příchodu a odchodu při vstupu do areálu zaměstnavatele ve vrátnici objektu nemusí tento záznam představovat faktickou evidenci odpracované doby v připadě, že dané pracoviště je vzdáleno od vstupu do objektu. Záleží samozřejmě vždy na charakteru vykonávané práce, organizaci samotného výkonu práce a dalších specifických podmínkách jednotlivých pracovišť u zaměstnavatelů, jak se zmíněná povinná evidence odpracované pracovní doby provádí. V praxi existují pisemné i elektronické docházkové systémy, nicméně někteří zaměstnavatelé by rádi realizovali evidenci odpracované pracovní doby i docházky za použití snímáni biometrických údajů zaměstnanců (dále „biometrický docházkový systém“). Konkrétně se obvykle jedná o snímání otisků prstů nebo obličeje zamětnance, které by bylo z hlediska zamětnavatele jednoduché a průkazné, jako že i nezpochybnitelné.
Podle §9 zákona č101/2000 Sb., ve znění pozděších předpisů o ochraně osobních údajů je možné zpracovávat citlivé osobní údaje, mezi které naleží otisky prstů i obličeje člověka (pojem dle nového občanského zákoníku) pouze s výslovným souhlasem subjektů údajů. Existenci souhlasu každého zamětnance by musel zamětnavatel prokázat po celou dobu zpracování údajů přičemž zamětnanec může svůj souhlas kdykoliv odvolat s okamžitou účinností, a tím by se systém stal v praxi nepoužitelným. V této souvislosti je vyznamné Stanovisko Úřadu pro ochranu osobních údajů č 3 /2009, ve kterém se mimo jiné uvádí, že „ zpracování biometrických údajů pro účely evidence docházky do zaměstnání lze posuzovat jako nepřiměřené ve vztahu k rozsahu a účelu zpracování, které je povinen stanovit každý správce udajů. V důsledku toho může docházet k porušení povinnosti podle §5 odst. 1 pism. d) zak. č. 101/2009 Sb., a to i v případě výslovného souhlasu subjektů údajů. Na takový postup zaměstnavatele lze podat u Úřadu stižnost“.
Z výše uvedeného vyplývá, že případné zavedení evidence odpracované pracovní doby či evidence docházky systémem snímání biometrických údajů, ať už ve vzájemné souvislosti nebo nikoliv, svou podstatou není v souladu s platnou právní úpravou. Lze samozřejmě hledat různá technická řešení, která budou zdánlivě vyhovovat stanovené právní úpravě (viz komerční nabídky různých systémů), při důsledném právnim posouzení nelze podle mého názoru dospět k odlišnému stanovisku, než je vyjádřeno. Pokud by se zaměstnavatel snažil realizovat předmětný docházkový systém, je stejně jeho povinností věc projednat ve smyslu §287 odst. 2 pism. g) ZP s odborovou organizací, protože se nepochybně jedná o opatření, týkající se většího počtu zaměstnanců. V tom případě by odborová organizace měla vyjádřit své zásadně záporné stanovisko, a to již z toho důvodu, že zastupuje zájmy zaměstnanců a její vyjádření případného souhlasu nemůže v tomto případě jakkoliv nahradit individuální souhlas zaměstnanců.
