Za účelem rozšíření možnosti veřejnosti kontrolovat nakládání s veřejnými prostředky, byl od 1. července 2016 zákonem č. 340/2015 Sb., zákon o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv) zřízen registr smluv vedený Ministerstvem vnitra.
Povinnost zveřejnit se týká soukromoprávních smluv, smluv o dotaci a návratné finanční výpomoci uzavíraných se státem, územním samosprávným celkem, příspěvkovou organizací, státním fondem, vědeckou výzkumnou institucí, veřejnou vysokou školou, státním a národním podnikem, zdravotní pojišťovnou, Českou televizí, českým rozhlasem a další právnickou osobou s většinovou majetkovou účastí státu nebo samosprávy aj.
Z této povinnosti jsou dány výjimky, neuveřejňují se:
- obchodní tajemství - neuveřejňují se informace, které nelze poskytnout při postupu podle předpisů upravujících svobodný přístup k informacím (§ 9 odst. 1 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, říká, že pokud je požadovaná informace obchodním tajemstvím, neposkytuje se).
- technická předloha, návod, výkres, projektová dokumentace, model, způsob výpočtu jednotkových cen, vzor a výpočet.
- smlouvy s plněním do 50.000 Kč bez DPH a
- smlouvy s obcí, která nevykonává rozšířenou působnost.
Povinnost uveřejnit se dále nevztahuje na smlouvu s fyzickou osobou mimo podnikatelskou činnost (zveřejňují se jen smlouvy o převodu vlastnického práva k hmotné věci nemovité) nebo na smlouvu uzavřenou s autorem nebo výkonným umělcem v souvislosti s autorským dílem nebo uměleckým výkonem.
Smlouva nabývá účinnosti až uveřejněním prostřednictvím registru smluv. Účinnost smlouvy může být tedy nejdříve dnem uveřejnění nikoli dříve. Smlouva musí být zaslána bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od podpisu smlouvy (pořádková lhůta), a pokud nebude zveřejněna ani po třech měsících, ruší se od počátku. Zrušení smlouvy neplatí, pokud nebyla uveřejněna pouze část smlouvy nebo byla nesprávně vyloučena z uveřejnění data z důvodu ochrany obchodního tajemství a do 30 dnů je sjednána náprava.
Do registru smluv lze vkládat jen prostřednictvím datové schránky, do max. velikosti souboru 2 MB. Větší dokument je nutno rozdělit a zaslat postupně.
Smlouvu je možno v registru:
- Zveřejnit
- Modifikovat
- Přidat soubor
- Znepřístupnit
Registr nemá funkci výměny verzí smluv – je nutno smlouvu znepřístupnit a poslat ke zveřejnění novou. Pokud se strany nedomluví, může být smlouva zveřejněna jednou stranou v plném znění a druhou začerněna – pokud alespoň jedna splňuje náležitosti pro uložení, tak se to neřeší a smlouva je platně zveřejněna.
Pravidlo, že neuveřejněné smlouvy nebudou platit, se sice bude aplikovat až na smlouvy uzavírané od 1. července 2017, ale již dnes je povinnost smlouvy do registru vkládat. Zákon nestanoví, která smluvní strana je povinna smlouvu zveřejnit. Firmy by si tedy měly stanovit v interních postupech pro uzavírání smluv, např. jak a kdo ověří, zda smlouva byla do registru vložena, jak znečitelnit informace, které nemají být zveřejněny, jak se naloží s potvrzením registru, že smlouva byla vložena. Při uzavírání smluv je nutno ošetřit, která smluvní strana je povinna smlouvu uveřejnit, v jakém rozsahu a pokutu za případné nedodržení povinnosti zveřejnit. Tato smluvní pokuta platí, i když smlouva je neplatná, protože nebyla zveřejněna v registru smluv.
Pokud ke smlouvě uzavřené i před 1.1.2016 uzavírám dodatek, musím zveřejnit i původní smlouvu, zde však neplatí sankce neplatnosti smlouvy. Smlouvy musí být zveřejněny ve strojově čitelném formátu (doc, docx, rtf, txt, pdf, nikoli scan) a včetně zákonem stanovených metadat (předmět a datum uzavření smlouvy vždy, smluvní strana a cena jen někdy).
V současné době je v legislativním procesu novela zákona č. 340/2015 Sb., která možná zúží počet povinných subjektů a smluv, které je povinnost registrovat. Povinnost zveřejňování smluv by se tak nově neměla týkat např. smluv uzavíraných s národním podnikem, kolektivních smluv či smluv mezi podniky a veřejnými vysokými školami a výzkumnými ústavy.
