Blíží se konec roku a budeme potřebovat archivovat účetní doklady. Mimo tyto doklady chceme archivovat i zápisy z členských schůzí, volební protokoly apod. Jak dlouho musíme archivovat jednotlivé doklady?
Co se týče ukládání (archivování) účetních dokladů, tak tuto problematikuřeší dva různé zákony. V prvé řadě se jedná o zákon 563/1991 Sb. o účetnictví a v druhém o zákon 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě. Dále byste měli mít ve své organizaci účetní směrnici, která by mimo jiné řešila i ukládání (archivaci) účetních dokladů.
Ukládání (archivaci) vnitřních dokumentů řeší zákon o archivnictví a na to navazující váš vnitřní předpis. Zákon o účetnictví upravuje „Úschovu účetních dokladů“ v § 31 kdy:
- účetní závěrku a výroční zprávy jsme povinni archivovat po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajícíchkoncem účetního období, kterého se týkají,
- účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví (§ 33 odst. 2 zákona) po dobu 5 let, počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
Zákon o archivnictví však stanovuje v § 3, že povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají mimo jiné politické strany, politická hnutí, spolky, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy, ústavy a obecně prospěšné společnosti apod.
V příloze 2 zákona je dále pak uvedeno, které dokumenty budou vždy vybrány za archiválie. Jedná se zejména o:
- dokumenty geodetické a kartografické, katastry nemovitostí,
- dokumentace významných staveb,
- kroniky,
- roční rozpočty, závěrečné účty, roční účetní závěrky.
Zákon o archivnictví má zakotveny v Hlavě V „Správní delikty“ § 73 a 74 a násl. sankční opatření při nedodržení tohoto zákona.
To znamená, že než budete likvidovat (skartovat) některé doklady a dokumenty, doporučuji nahlédnout do zákona o archivnictví a spisové službě.
