Zaměstnavatel chce úplně zrušit papírové výplatní pásky, které dostáváme teď. Chce je posílat e-mailem. Já e-mail nemám a ani ho nechci. Musím si ho kvůli výplatním páskám založit?
Zaměstnavatel má při měsíčním vyúčtování mzdy vydat zaměstnanci písemný doklad obsahující údaje o jednotlivých složkách mzdy, tzv. výplatní pásku. Tuto povinnost ukládá zaměstnavateli ustanovení § 142 odst. 5 zákoníku práce. V současné digitální době se čím dál častěji fyzická (papírová) výplatní páska nahrazuje páskou elektronickou, která rovněž splňuje požadavek na písemnou formu, neboť je umožněno zachycení obsahu dokumentu. Výplatní páska nemusí být zaměstnavatelem podepsaná, není tedy třeba ani elektronický podpis. Zaměstnavatel má povinnost výplatní pásku zaměstnanci předat, ale způsob předání si může zvolit.
Je vhodné formu a způsob předávání výplatních pásek upravit v kolektivní smlouvě, případně ve vnitřním předpise.
Při zavedení elektronické výplatní pásky musí zaměstnavatel zohlednit, zda má zaměstnanec přístup k počítači a internetu a zda používá elektronickou adresu, na kterou by bylo možné výplatní pásku doručit. U zaměstnanců, kteří při práci používají počítač a kterým byla přidělena firemní elektronická adresa, postačí informace, že nadále jim bude výplatní páska posílána na firemní elektronickou adresu. Předání výplatní pásky je snadné. Problém může nastat u zaměstnanců, kteří počítač při práci nepoužívají, nemají elektronickou adresu (firemní ani soukromou) nebo nechtějí zaměstnavateli soukromou elektronickou adresu sdělit.
Zaměstnavatel nesmí zaměstnance nutit k tomu, aby mu soukromou elektronickou adresu sdělil, a ani k tomu, aby si ji zřídil, pokud ji nemá. Pro takové zaměstnance musí zaměstnavatel zajistit podmínky, které jim umožní přístup k elektronické výplatní pásce. Takovým řešením může být například zřízení terminálu, jehož prostřednictvím bude mít zaměstnanec elektronickou pásku k dispozici, a to po zadání hesla.
Zároveň musí mít zaměstnanec možnost si elektronickou výplatní pásku vytisknout nebo uložit na vlastní médium (např. flash disc). Pokud si zaměstnanec výplatní pásku chce vytisknout, má mít možnost tak učinit na nákladyzaměstnavatele. Zaměstnanec pracujícína počítači bude mít většinou možnost použít firemní tiskárnu.
V případě zřízení terminálu musí být také možnost tisku a uložení na vlastní médium zajištěna, pokud nebude dohodnuto jinak.
V případě terminálu, kdy jsou výplatní pásky k dispozici na firemním úložišti, je třeba určit dobu, po kterou bude možné výplatní pásku z úložiště stáhnout.
Další možností je například pověření konkrétního zaměstnance, který zaměstnancům bez elektronické adresy výplatní pásky vytiskne a předá.
Při předání elektronických výplatních pásek musí zaměstnavatel dbát na ochranu osobních údajů zaměstnance. A to jak při využívání firemních elektronických adres zaměstnanců, tak u předání prostřednictvím terminálu (nebo pověřeným zaměstnancem). Jednou z možností, jak ochranu osobních údajů zajistit, je, že elektronická výplatní páska bude přístupná pod jedinečným přihlašovacím heslem unikátním pro každého zaměstnance. Další variantou je forma zaheslovaného souboru.
